Hur kan du veta att satsningen på att utveckla era medarbetare lönar sig och ger resultat? Mitt bästa LedarJag stödjer företag och verksamheter med kompetensutvecklande insatser som ger effekt på arbetsresultatet. Vi vet att varje leverans behöver matcha ditt företags specifika behov och era förväntningar. Om vi förenklar det så bidrar de olika formatens genomförande till tre olika resultatnivåer som vi beskriver längre ner. Men vi börjar med att reda ut ert syfte till utbildningsinsatsen.
Syfte med utbildningsinsatsen
Det är en god start om ni som företag har formulerat vad ni önskar uppnå med er utbildningsinsats. Varför behöver ni göra en utbildningsinsats för era medarbetare? Vill ni ge ny kunskap eller skapa en känsla? Vill ni att det ska leda till nya tankesätt eller nya beteenden? Eller är ni ute efter ett bättre arbetsresultat?
Kompetensbevarande
Behöver ni genomföra en insats för kompetensbevarande (underhålla och vårda befintlig kompetens) syfte? Eller är det för att skola in ny personal på grund av personalomsättning? Dessa två fall benämns som kompetensbevarande utbildning, eftersom de inte tillförs någon ny kompetens till företaget. Istället görs en insats för att behålla befintlig nivå, så kallat förebyggande underhåll. Arbetsgrupper behöver förebyggande underhåll för att företaget ska få behålla sina medarbetare och inte riskera att förlora värdefull kompetens. Att kompetensbevara medarbetare är vanligtvis billigare än att behöva rekrytera och introducera en ny medarbetare.
Kompetensutvecklande
Behöver ni istället en kompetensutvecklande insats i syfte att uppnå nödvändig kompetens? Eller att för att nå en ny nivå för att uppfylla era mål. I detta fall tillförs ny och högre nivå av kompetens. Dessa insatser kan behöva genomföras för att företaget planerar en krävande tillväxtresa, prognostiserar tuffare tider framöver eller på grund av lagändringar.
Oavsett om ert syfte är att kompetensbevara eller att kompetensutveckla så bör ni vara klara över vilka effekter ni vill uppnå samt vilket resultat er valda insats kan förväntas ge. Är det att skapa en känsla, ett ändrat beteende eller mätbara effekter i arbetsresultatet? Ibland kan gränsen mellan de olika effekterna vara flytande.
Nivå 1 – tjänster såsom föreläsning
Värdet av våra föreläsningar brukar till exempel beskrivas som att åhörarna har blivit inspirerade, tagit till sig ny kunskap, nytt sätt att tänka, fått nya konkreta verktyg att använda, fått ny energi, känt sig uppskattade av sin arbetsgivare eller fått ny arbetsglädje. Denna resultatnivå är svår att mäta. Effekterna efter en föreläsning beskrivs oftast som en skapad känsla eller ny kunskap. Förhoppningsvis bidrar den till att era medarbetare blir inspirerade att utvecklas vidare. Föreläsningsformatet gör att det går att nå många medarbetare med mindre medel och bör anses vara en generell insats till en grupp av människor. Utvärdering av insatsen kan göras direkt efteråt och gärna så nära inpå som möjligt. Frågorna bör formuleras utifrån vilken känsla deltagarna fått samt om de fått någon ny kunskap.
Nivå 2 – tjänster såsom utbildningsdagar och workshops
Båda dessa format låter deltagarna vara mer aktiva vilket bidrar till en ökad förståelse och ett bättre lärande. Innehållet varvas med föreläsningar, praktiska övningar i en nära dialog med varandra. Det utvecklar och ökar deltagarens förutsättningar att ändra på sina tankar och därigenom även sitt beteende. Dessa två är viktiga för att skapa en positiv effekt på medarbetarens prestation. Med goda prestationer menar vi både hög kvalitet och hög kvantitet. Effekten efter utbildningsdagar och workshops sitter i en längre tid. Utvärdering av insatsen bör därför göras efter några veckor (ca 3-5) när det går att värdera om nya tankesätt och nya beteenden har implementerats och gett effekt. Deltagarna brukar till exempel beskriva att de har känt sig mindre stressade för att de har fått en bättre balans i livet, har förbättrat sina relationer både på arbetet och/eller privat samt att prestationerna på jobbet har förbättrats. Frågorna för att utvärdera insatsen bör ställas utifrån om deltagaren har lärt sig nya och användbara synsätt och/eller har utvecklat sina beteenden som leder till rätt effekter. Utbildningsdagar och workshops bidrar till personlig utveckling för medarbetaren men kan även bidra positivt till gruppens gemensamma utveckling.
Nivå 3 – tjänster såsom chefsutbildning och personlig coachning
Det som kännetecknar chefsutbildning och personlig coachning är att vi arbetar tillsammans över tid. Det ger oss andra verktyg och möjligheter för att bidra till mätbara effekter till ert arbetsresultat. Ibland är vi era uppmuntrande och lyftande coacher. I andra fall behöver ni oss för att se till att ni är uthålliga när ni möter motstånd.
Detta är vanligtvis en satsning på en specifik medarbetare som ni vill ge möjlighet att växa och utvecklas eller en satsning på en grupp med chefer. Stödet skräddarsys efter varje individs behov. Deltagarna vittnar om tydliga mätbara positiva effekter på sitt arbetsresultat vilket är relativt enkelt och tydligt att utvärdera. Vid varje enskild start formuleras mätbara mål med insatsen. De mätbara målen kan anges för vad både företaget och deltagaren önskar att insatsen ska leda till. Om du läser vidare kan du med hjälpa av våra frågor beskriva vad ditt företag önskar att uppnå. Dessutom hjälper det dig att luska ut om Mitt bästa LedarJag kan bidra med det som du identifierat som era behov.
Mitt bästa LedarJag stödjer företag med kompetensutvecklande insatser som ger effekt på arbetsresultatet och är ett komplement till ert befintliga personalinsatser.
Mätbara resultat av er insats
När ni har fastställt ert syfte med personalutvecklingsinsatsen samt identifierat era behov utifrån ert nuläge, så är det dags att fundera kring vilka mål ni har med insatsen. Vi föredrar att jobba med SMARTA mål. Att göra den mänskliga insatsen mätbar kan kännas lite svårt, men ack så viktigt. Försök att beskriva effekterna i flera led tills du når fram till ett mätbart tal. Till exempel om ni vill öka effektiviteten hos medarbetarna. Effektiviteten kan förslagsvis delas upp i både bättre kvalitet och ökad kvantitet. Mätbara resultat för ökad kvantitet kan till exempel vara ökad försäljning, ökad produktion eller mindre övertid. Mätbara resultat för bättre kvalitet kan till exempel vara färre fel eller färre reklamationer.
Andra frågor som kan hjälpa dig fram till ert svar:
- Hur långt fram tänker ni att effekten ska verka?
- Hur långsiktiga är ni i er satsning?
- Vilken skillnad ska utbildningsinsatsen ge på ert arbetsresultat och/eller er organisation?
- På vilket sätt ska effekten märkas?
- Genom ökad kvalitet och/eller ökad kvantitet?
- Hur mäts detta resultat?
När era mål blir tydliga genom att vara mätbara är det möjligt att efteråt göra en utvärdering för att följa upp resultatet. Utbildningsinsatser kostar pengar. Utöver själva utbildningens avgift så kostar även de egna medarbetarnas arbetstid, eventuell lokal- och konferenskostnad, eventuella resor och logi pengar. Därför vill vi uppmana er att veta ert syfte, vilket resultat ni vill uppnå med insatsen för att efteråt följa upp och värdera om resultatet av insatsen varit lönsamt. Det går att räkna lönsamhet utifrån bättre resultat men även för att slippa alternativa kostnader. Ett företag som har låg personalomsättning sparar resurser från rekryteringsarbete och inskolningsinsatser. Detta företaget har istället möjlighet att använda resurserna föra vårda och behålla sina låga personalomsättning genom kompetensbevarande och kompetensutvecklande insatser.
Hur mycket är investeringen värd?
Varje företag behöver utgå från sina egna nyckeltal för att kunna värda vad det får kosta för att nå målet med insatsen. Några olika nyckeltal att använda kan vara:
- utbildningskostnad i procent av totala personalkostnaden
- utbildningskostnad per anställd
- utbildningstid i procent av total arbetstid
En föreläsning, utbildningsdag eller workshop som bidrar till att skapa en känsla och ändrat beteende ryms vanligtvis inom en budget om ni årligen satsar 5 000 kr per medarbetare. För att veta om insatsen är värd nyttan så kan ni jämföra era egna nyckeltal med:
- vad en korttidssjukdag per anställd kostar,
- om en av era medarbetare går från riskgrupp till friskgrupp,
- kan undvika en större rehabiliteringsinsats för en medarbetare,
- kan undvika en dags produktionsstörning,
- kan undvika en oönskad personalomsättning eller
- en kombination av ovanstående effekter.
En chefsutbildning som bidrar till mätbara effekter gällande arbetsresultatet ryms inom en budget om ni gör en årlig satsning på i genomsnitt 35 000 kr/chef. För att veta om insatsen är värd nyttan så kan ni besvara följande frågor för att jämföra med era egna nyckeltal. På så vis kan ni mäta om er satsning på era chefer blir lönsam.
- Hur många korttidssjukdagar per anställd behöver ni minska ?
- Hur många medarbetare bör gå från riskgrupp till friskgrupp?
- Hur många kan undvikas gå från friskgrupp till riskgrupp?
- Hur många dagars produktionsstörning kan ni minska?
- Hur många duktiga medarbetare kan ni behålla?
- Vilka av ovan kombinationer vill ni se hos er?
Förslag på beslut vid olika typer av insatser
- Vid kompetensbevarande personalutbildning för medarbetare som ska introduceras på företaget är vårt förslag på att välja det billigaste alternativet som leder till angiven nödvändig kompetensnivå.
- Vid kompetensbevarande personalutbildning som syftar till förebyggande underhåll så beräkna ert utrymme utifrån er alternativa kostnad såsom till exempel sjukfrånvaro eller lägre personalomsättning.
- Vid kompetensutvecklande personalutbildning för att nå en ny nivå som är nödvändig så föreslår vi att ni väljer det alternativ att välja det billigaste alternativet som leder till angiven nödvändig kompetensnivå.
- Vid kompetensutvecklande personalutbildning som är önskvärd så är vårt förslag att välja det alternativ som ger bäst effekt på arbetsresultatet.
Klicka på länken om du vill veta mer om Mitt bästa LedarJag